Þetta tók viku. Núna tekur það klukkutíma.

Það var að koma inn nýtt útboð. Tvö hundruð blaðsíður, skilafrestur eftir þrjár vikur, og fyrsta verkið er alltaf það sama: einhver þarf að lesa hverja einustu síðu og búa til lista yfir allar kröfurnar. Skal-kröfur og valkröfur í sitthvorn dálk, blaðsíðunúmer við hverja, og svo þarf að merkja við hverja einustu hvort þið uppfyllið hana og hvernig. Tveir starfsmenn, vika, og undir lokin er fólk hætt að taka eftir. Svo tapast útboðið á formgalla af því að krafa á blaðsíðu 143 fór framhjá öllum.

Þetta verkefni tekur núna eftirmiðdag. Ekki af því að einhver skrifar tölvupóstinn hraðar, heldur af því að lesturinn og yfirferðin sjálf er ekki lengur flöskuhálsinn.

Þessi grein fer yfir sex svona verkefni. Ekki hugmyndir að því sem hægt væri að prófa, heldur verk sem íslenskir vinnustaðir vinna í dag, sem tóku daga eða vikur fyrir tveimur árum og taka klukkutíma núna. Þau eiga öll eitt sameiginlegt: þau eru of stór til að nokkur hafi langað að byrja á þeim, og þess vegna voru þau annaðhvort unnin með hangandi hendi eða bara alls ekki.

Efnisyfirlit

1. Útboðið sem tók tvo starfsmenn og heila viku
2. Afstemmingin sem eyðilagði mánaðamótin
3. Spurningin sem enginn gat svarað: hverju lofuðum við þessum viðskiptavini?
4. Nýja reglugerðin og mánuðurinn sem fór í hana
5. Átta hundruð opin svör úr starfsmannakönnun
6. Excel-líkanið sem enginn þorir að snerta
7. Af hverju þetta virkar núna en virkaði ekki 2023
8. Forsendan sem allir gleyma: tengingar og MCP
9. Hvar þetta er ennþá að klikka
10. Hvað á að gera á mánudaginn

Útboðið sem tók tvo starfsmenn og heila viku

Verkið er ekki að skrifa tilboðið. Verkið er kröfulistinn: að breyta tvö hundruð blaðsíðna texta í töflu þar sem hver einasta krafa er sér lína, flokkuð, með tilvísun í hvernig möguleg lausn muni uppfylla kröfuna.

Núna getur mállíkan lesið allt skjalið í einu lagi, og lesið hvaða lausnir þú býður upp á. Þú færð töfluna, með blaðsíðunúmerum svo þú getir flett upp og staðfest. Sannreyningin tekur klukkutíma. Lesturinn hefði tekið alla vikuna.

En það sem er raunverulega nýtt er næsta skref, sem enginn gerði áður af því að það var ekki til tími: að taka ykkar eigin tilboðsdrög og lausnamengi og keyra þau á móti kröfulistanum. Hverri einustu skal-kröfu er svarað miðað við þau gögn sem fyrirtækið hefur um lausnina eða þá merkja línuna sem atriði sem þarf að fara sérstaklega yfir. Sá listi er munurinn á tilboði sem er metið og tilboði sem er dæmt ógilt.

Fyrir svona langan texta eru Claude og ChatGPT sterkari en Copilot (Copilot getur alveg lesið löng skjöl).

Afstemmingin sem eyðilagði mánaðamótin

Fjögur þúsund færslur úr bankanum á móti reikningaskránni. Þær eiga að stemma en gera það aldrei alveg, því á sumar færslur leggst innheimtugjald og á aðrar ekki, sumt er greitt í hlutum og sumt er greitt undir röngu tilvísunarnúmeri.

Þetta er verk sem bókari vann í tvo daga í Excel með fimm skjái opna, og útkoman var listi yfir tuttugu færslur sem þurftu mannlega aðkomu.

Núna er hægt að lýsa reglunum í venjulegu máli — þessi tvö gjöld mega skýra mismun, hlutagreiðslur skal para saman við sama reikning, berðu saman við tilvísunarlista fyrirtækisins — og fá strax út listann yfir þessar tuttugu færslur. Ekki listann yfir þær 3.980 sem stemmdu. Vinnan færist úr leitinni yfir í ákvörðunina, og ákvörðunin var alltaf eina verkið sem þurfti mann.

Spurningin sem enginn gat svarað: hverju lofuðum við þessum viðskiptavini?

Viðskiptavinur hringir og segir að honum hafi verið lofað einhverju fyrir tveimur árum. Samskiptin ná sex ár aftur í tímann, dreifast á fjóra starfsmenn þar sem tveir eru hættir, og liggja í tölvupósti, Teams, þremur tilboðum og einu verkbeiðnakerfi.

Áður var svarið alltaf það sama: einhver leitaði í tuttugu mínútur, fann tvo pósta og fyrirtækið tók afstöðu út frá minni eða símtali við gamlan starfsmann. Enginn ætlaði að eyða þremur dögum í að lesa sex ár af samskiptum, og þess vegna gerði það enginn (já eða bara fann þau ekki).

Núna er þetta ein spurning: dragðu fram alla tímalínuna af því sem við lofuðum þessum viðskiptavini, með dagsetningu og heimild við hverja skuldbindingu. Þú færð tímalínu með tilvísunum í hvern póst. Þetta krefst þess að tólið hafi aðgang að öllum þessum kerfum, sem er nákvæmlega ástæðan fyrir áttunda kafla.

Copilot gerir Microsoft-hlutann af þessu strax. Þarfnast tengingu við verkbeiðnakerfið og tilboðakerfið (eða svipuð skjöl).

Nýja reglugerðin og mánuðurinn sem fór í hana

Ný reglugerð tekur gildi. Hundrað og sextíu greinar. Spurningin sem stjórnin spyr er einföld: hvað þurfum við gera?

Áður var svarið lögfræðiálit sem tók mánuð og kostaði eftir því, eða þá að enginn spurði og þið voruð að vinna samkvæmt gamla fyrirkomulaginu.

Verkið er í grunninn samanburður: hver grein reglugerðarinnar á móti því sem þið gerið í raun — verkferlunum ykkar, stefnunum, kerfunum, samningunum við birgja. Það er ekki flókið verk. Það er bara mjög stórt, og það er einmitt málið.

Útkoman er greinargerð sem segir: þessar 94 greinar eiga ekki við um ykkur og hér er af hverju, þessar 51 uppfyllið þið nú þegar og hér er skjalið sem sannar það, þessar 15 þarf að skoða sérstaklega. Lögfræðingurinn les svo þessar 15 í stað þess að lesa 160. Álitið verður betra og það kostar brot af því sem það kostaði.

Þetta er verkefnið sem íslenskar stofnanir gætu grætt mest á.

Átta hundruð opin svör úr starfsmannakönnun

Lokaða hluta könnunarinnar les kerfið. Opnu svörin les enginn.

Í raun gerist eitt af tvennu: einhver les fyrstu tvö hundruð svörin, myndar sér skoðun og skrifar samantekt sem endurspeglar þau tvö hundruð, eða greiningarfyrirtæki er fengið í verkið fyrir himinháar upphæðir og skilar niðurstöðu eftir sex vikur.

Núna les tólið öll svörin, flokkar í þemu sem það finnur sjálft frekar en þemu sem þú gafst því fyrirfram, telur hversu mörg svör falla í hvert þema, og dregur fram beinar tilvitnanir sem eru dæmigerðar fyrir hvert. Þú getur svo spurt áfram: hvað sögðu þau sem eru búin að vinna hér skemur en ár, borið saman við hina?

Þetta á líka við um umsagnir viðskiptavina, athugasemdir úr samráðsgáttum og umsóknir fyrir starf.

Excel-líkanið sem enginn þorir að snerta

Þetta skjal er til í hverju fyrirtæki. Fjórtán flipar, níu hundruð formúlur, smíðað af manneskju sem hætti 2021. Það reiknar eitthvað mikilvægt. Enginn veit nákvæmlega hvað, og þess vegna þorir enginn að breyta því.

Núna er hægt að láta gervigreindina lesa það og fá til baka lýsingu á því hvað skjalið gerir í raun: hvaða gögn koma inn, hvaða reiknivél liggur á bak við hverja lykiltölu, hvaða formúlur vísa í flipa sem eru ekki lengur uppfærðir, og hvar er hringtilvísun sem hefur skilað röngu svari í þrjú ár.

Þetta er úttekt, ekki sjálfvirkni. Hún tekur klukkutíma og hún gerir skjalið að einhverju sem má loksins breyta.

Af hverju þetta virkar núna en virkaði ekki 2023

Ég skrifaði grein hér fyrir tæpum þremur árum um samhengisminni spunagreindar og hvernig hún gleymdi því sem sagt var fyrr í samtalinu. Það var raunverulegt vandamál og það mótaði hvað var hægt að gera. Þú gast ekki sett tvö hundruð blaðsíður inn í tól sem mundi sex þúsund orð.

Þrennt hefur breyst síðan.

Samhengisminnið er margfalt stærra, svo heilt útboðsgagn eða heil reglugerð kemst inn í einu lagi og tólið heldur samhenginu á milli greina í stað þess að sjá þær hverja í sínu lagi. Mállíkönin ráða við margþætt verk sem hafa mörg skref, í stað þess að svara einni spurningu í einu. Og þau geta tengst öðrum kerfum, sem er stökkið úr því að vinna með það sem þú límdir inn yfir í að vinna með gögnin þín þar sem þau liggja.

Verkin í köflunum hér að ofan eiga það sameiginlegt að þau strönduðu öll á einhverju af þessu þrennu. Það er ástæðan fyrir því að fólk sem prófaði gervigreind 2023 og varð fyrir vonbrigðum.

Forsendan sem allir gleyma: tengingar og MCP

Þrjú af sex verkunum hér að ofan þurfa að tólið sjái fleiri en eitt kerfi. Þess vegna er þetta ekki aukaatriði heldur forsenda.

Claude og ChatGPT vita sjálfgefið bara það sem þú límir inn, svo fólk endar í því að afrita og líma milli kerfa, sem er nákvæmlega vinnan sem átti að hverfa. Copilot hefur öfuga vandamálið: hann sér Microsoft-heiminn ykkar prýðilega en veit ekkert um bókhaldskerfið, verkbeiðnakerfið, CRM-kerfið eða sérsmíðuðu kerfin sem íslensk fyrirtæki reka í raun.

Staðallinn sem brúar þetta heitir MCP (Model Context Protocol). Hann lýsir því hvernig mállíkan tengist öðru kerfi: hvaða gögn eru í boði, hvaða aðgerðir má framkvæma og hvaða heimildir gilda. Í stað sérsmíðaðrar tengingar milli hvers tóls og hvers kerfis er talað eitt tungumál. Claude og ChatGPT styðja þetta í dag og Microsoft er á sömu leið fyrir Copilot.

Og þetta er staðurinn þar sem gervigreindarnefndin ætti í raun að eyða tímanum sínum. Tenging er ekki tæknilegt smáatriði heldur heimildaákvörðun: hvaða kerfi, hvaða gögn, lesaðgangur eða skrifaðgangur, hverjir. Sú vinna skilar einhverju. Hún er líka mun áhugaverðari en að skrifa stefnu um hvort megi nota gervigreind.

Ein regla ef þið eruð að byrja: byrjið á lesaðgangi. Skrifaðgangur í kerfi sem senda reikninga eða breyta gögnum viðskiptavina á að vera meðvituð ákvörðun með einstakling á bak við sig, ekki sjálfgefin stilling.

Hvar þetta er ennþá að klikka

Ef þessi grein hljómar eins og ekkert geti farið úrskeiðis þá er það ekki rétt.

Mállíkan sem finnur ekki það sem þú baðst um býr stundum til eitthvað sem lítur út eins og svarið. Þess vegna á aldrei að taka við lista án heimilda. Kröfulisti án blaðsíðunúmera er ónothæfur, ekki af því að það sé líklega rangt heldur af því að þú getur ekki vitað það og ekki sannreynt það.

Sannreyning er ekki valkvæð og hún er ekki ókeypis. Reglan sem virkar er einföld: því dýrari sem villan er, því fleiri prófanir og stikkprufur. Í útboði skoðar þú hverja skal-kröfu. Í starfsmannakönnun nægir að lesa tuttugu svör og athuga hvort flokkunin er sanngjörn.

Og tólið veit ekki hvað er mikilvægt hjá ykkur. Það veit ekki að samskiptin við þennan tiltekna birgja eru á viðkvæmum stað eða að þessi deild má ekki sjá þessi gögn. Það samhengi er í höfðinu á starfsmanninum, og þess vegna verður verkið áfram hans.

Hvað á að gera á mánudaginn

Ekki byrja á tólinu. Byrjaðu á listanum yfir það sem þið hafið ekki haft tíma fyrir eða var bara of stór biti.

Hvert einasta fyrirtæki er með verk sem allir vita að ætti að vinna og enginn vinnur, af því að það tæki einhvern viku eða mánuði. Úttektin. Afstemmingin sem er alltaf gerð í flýti. Greiningin á opnu svörunum. Ferlið sem er bara til í höfðinu á einum manni.

Sá listi er verðmætari en listinn yfir það sem þið gerið nú þegar, því þar liggur munurinn. Það að tölvupósturinn sé fimm mínútum fljótari að vera svarað sést varla. Það að tilboð fyrir útboð sé unnið á tveimur dögum í stað viku sést strax.

Veldu eitt verk af þeim lista og gefðu einum starfsmanni tvo tíma til að reyna. Ekki nefnd, ekki stefnu, ekki tilraunahóp. Eitt raunverulegt verk sem hefur setið óunnið, einn starfsmann sem kann verkið, og tvo tíma.